Writing That Works

 1. 有效的商業寫作以簡潔及準確為基礎

寫作的一大陷阱，是文章過於複雜，容易馬上嚇跑讀者。一種較佳並且易於實行的做法，是保持文筆簡潔自然。關鍵在於善用簡短的段落、句子及詞語寫作，但這並不代表你得放棄內容。舉個例子，《華爾街日報》（Wall Street Journal）以易於閱讀見稱，其文章首段從未試過超出三句。你可以仿效《華爾街日報》，保持段落簡潔，文字精煉，例如以「用」代替「使用」，以「現在」取代「在這個時刻」。

除此之外，營造自然的感覺亦同樣重要，故此文字要有如對話一樣流暢，並避免使用可能令讀者困惑的詞彙，例如可以將「有五重論點」改為「有五個論點」。文筆要流暢自然，意味要避免專業術語。事實上，語言越專門，讀者誤解的風險就越大。哈佛大學古生物學家古爾德博士（Dr. Gould）表示，年輕學者初期之所以常常使用晦澀難懂的語言，是因為他們生怕不獲重視。話雖如此，若讀者群剛好與作者都善用某些術語，那使用它們亦為恰當。

按照上述步驟改善文筆之後，接下來就是令文章更精確，亦即避免表達籠統的論點。別說「參加計劃的學生人數前所未有地高」，我們應該提出清晰的數據，例如「學生人數增加兩倍，達到210人」。提出具體細節意味減少誇飾，那更能取信於讀者。另外，儘可能使用主動語態，那能讓你的文章更具體和生動。